Opgenomen worden op deze kaart?

Meeting

Meetings kunnen saai en langdurig zijn, maar ook effectief en leuk. Het is afhankelijk van een aantal factoren. Als een meeting saai en langdurig is komt dat vaak door een slechte voorbereiding, het feit dat er teveel meetings ingeschoten worden en/of te weinig input van de mensen die deelnemen aan de desbetreffende meeting. Hierdoor is de meeting niet effectief en blijven er vaak vragen onbeantwoord of discussiepunten openstaan. Effectief vergaderen is dus van groot belang. Je zult merken dat als je weet hoe je effectief een meeting kunt houden je er veel meer uit haalt. Ook een goede locatie is belangrijk voor meetings, een vergaderruimte in Breda biedt vele mogelijkheden.

Tips voor effectief te vergaderen

Effectief vergaderen gebeurd niet zomaar. Er zijn een aantal dingen vereist om een effectieve meeting te houden. Hieronder een zeven belangrijke tips:

• Niet onnodig een meeting inschieten
• Borg het vergaderproces
• Goede communicatieafspraken
• Goed leiderschap
• Duidelijke agenda
• Leg alles vast, kort en krachtig
• Goede vergaderlocatie

Niet onnodig een meeting inschieten

Bij veel bedrijven worden meetings onnodig routinematig ingepland. Dit brengt onnodige kosten en tijdverlies met zich mee; pure waste. Schiet dus alleen een meeting in als het echt noodzakelijk is. Overige interactie tussen leden van je team kunnen gevoerd worden via een digitaal platform en kunnen op die manier afgehandeld worden.

Borg het vergaderproces
Zorg ervoor dat de vergaderpunten op tijd aan bod komen en borg dit proces. Stel indien nodig iemand aan die dit bijhoudt. Duidelijke afspraken van groot belang omdat men dan weet waar ze aan toe zijn.

Goede communicatieafspraken

Spreek goed af wie welke rol heeft binnen de meeting. Als dit helder is binnen je team zal je merken dat het in zijn geheel beter verloopt en dat men beter in staat is om dingen daadwerkelijk te besluiten binnen de afgesproken tijd.

Goed leiderschap

Elke meeting heeft profijt van goed leiderschap; wees hierin serieus! Wijs een vergader lid aan die het team ondersteunt vanuit deze rol en het team door de meeting heen leidt. Zo zal de meeting efficiënt verlopen.

Duidelijke agenda

Om ervoor te zorgen dat de meeting effectief is, is een goed agenda onmisbaar. Het geeft een structuur aan de meeting waar iedereen indien nodig op terug kan vallen.
Om dit goed voor elkaar te krijgen is het van groot belang dat de deelnemers van de meeting ruim van te voren hun agendapunten doorgeven zodat je alles mooi op elkaar kun laten aansluiten tijdens de meeting. Hierdoor is het ook eenvoudiger te besluiten hoeveel tijd gereserveerd moet worden per agendapunt.

Leg alles vast, kort en krachtig

Zorg ervoor dat de notulen niet te lang zijn; notuleer alleen het noodzakelijke. Te lange notulen worden in veel gevallen niet of niet voldoende gelezen. Een lijst met actiepunten en besluiten is vaak voldoende. Zorg er wel voor dat deze voldoet aan het SMART (Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden) concept!

Goede vergaderlocatie

De plek waar de meeting wordt gehouden heeft een flinke invloed, vaak meer dan je denkt. Als er onvoldoende faciliteiten aanwezig zijn, te weinig ruimte, oncomfortabele stoelen, weinig daglicht et cetera, dan heeft dit een negatieve invloed op de gehele meeting. Bedenk goed van te voren waar je dus een meeting gaat houden!